ERP là gì? ERP có cần thiết cho doanh nghiệp trong thời đại 4.0

Với vị thế là một nhà quản trị và sống trong thời đại 4.0, chắc chắn các bạn sẽ luôn đặt các giải pháp công nghệ giúp điều hành doanh nghiệp hiệu quả hơn. Hiện nay, các hệ thống như vậy trở nên rất phổ biến và chúng ta có rất nhiều sự lựa chọn.

Nhưng đã bao giờ bạn nghe về một hệ thống giúp quản lý tất cả những quá trình đó hay chưa? Hệ thống ERP là một hệ thống như vậy. Vậy ERP là gì? Nó thực sự cần thiết cho doanh nghiệp?

ERP là gì?

ERP là viết tắt cho cụm từ: Enterprise Resource Planning. Dịch ra tiếng Việt thì đây là một hệ thống quản lý đa chức năng cho các doanh nghiệp, công ty.

ERP là gì?
ERP là gì?

Hiểu đơn giản, ERP sẽ được sử dụng để liên kết mọi hoạt động trong một doanh nghiệp hay một công ty. Các công việc đó có thể là quản trị đầu vào, quản trị đầu ra, lập kế hoạch, thống kê… Bên cạnh đó ERP đưa ra các báo cáo chi tiết để từ đó đưa ra các dự báo nhằm định hướng một lối đi tốt hơn cho doanh nghiệp.

Trong thời đại công nghệ phát triển, các công ty chắc chắn sẽ phải sử dụng nhiều phần mềm khác nhau như phần mềm quản lý kho, phần mềm kế toán… ERP là sự tổng hợp tất cả những phần mềm trên. Sự thống nhất này sẽ làm bớt đi sự rời rạc, đem lại tính thống nhất cho các hoạt động của doanh nghiệp.

Làm thế nào để triển khai ERP?
Làm thế nào để triển khai ERP?

Có nhiều ý kiến cho rằng, ERP chính là xương sống của hoạt động quản lý doanh nghiệp, là chiếc chìa khóa để đem lại thành công cho những công ty. Xét sâu hơn về những lợi ích mà ứng dụng này mang lại, nhận xét này không phải là không có cơ sở.

Một hệ thống ERP sẽ bao gồm những gì?

Một hệ thống ERP sẽ là sự tích hợp của nhiều phần mềm phục vụ mục đích đem lại hiệu quả cho công việc kinh doanh. Cụ thể, có thể kể tới những mục sau:

Kế toán và tài chính

  • Số tài khoản phải chi trả.
  • Danh sách tài khoản có thể nhận.
  • Số dư dùng thử.
  • Báo cáo tài chính.
  • Quản lý tiền mặt.
  • Dự báo biến động.
  • General Ledger.

Sản xuất và phân phối

  • Kiểm tra chất lượng hàng hóa.
  • Quản lý kho.
  • Mua và bán hàng hóa.
  • Theo dõi quá trình giao hàng.
  • Theo dõi lao động.
  • Liệt kê chi phí sản xuất.

Bán hàng

  • Tạo đơn hàng.
  • Xử lý các đơn hàng.
  • Bán hàng trực tuyến.

Quản lý dịch vụ

  • Theo dõi các dịch vụ hậu mãi.
  • Bảo hành.
  • Hợp đồng dịch vụ.

ERP sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn ra sao?

Không phải ngẫu nhiên mà hiện nay nhiều doanh nghiệp đặt ERP lên một vị trí quan trọng như vậy. ERP chính là cánh tay phải đắc lực, giúp cho việc quản lý trở nên dễ dàng, đơn giản tới bất ngờ.

ERP được xem là trợ thủ đắc lực của doanh nghiệp.
ERP được xem là trợ thủ đắc lực của doanh nghiệp.

Cụ thể, ERP sẽ giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động tốt hơn ở các khía cạnh sau:

Kiểm soát tốt nguồn thông tin khách hàng

ERP sẽ tổng hợp toàn bộ các thông tin của khách hàng vào một mục. Những thông tin này rất đầy đủ, bao gồm từ những chi tiết cơ bản như tên tuổi, ngày sinh cho tới sở thích, nhu cầu chi tiêu…

Quan trọng hơn, lượng thông tin này được mở ra cho toàn bộ nhân viên. Thế nên các bộ phận trong công ty sẽ không phải lo sợ cảnh làm việc dẫm chân lên nhau, gây đình trệ công việc. Ngay khi một nhân viên sửa đổi, hệ thống sẽ tự động cập nhật ở các vị trí khác.

Kể cả vị trí tổng giám đốc, nếu muốn cũng có thể kiểm tra thông tin của khách hàng xem vị khách hàng đó đã mua sắm ở đâu, mua sắm bao nhiêu tiền. Đơn giản và dễ dàng tới không ngờ!

Tăng tốc quá trình sản xuất, cung ứng dịch vụ

ERP sẽ theo sát toàn bộ quá trình từ đầu tới cuối để đảm bảo mọi hoạt động luôn được thực hiện ở mức độ tốt nhất. Các quá trình bao gồm: chuẩn bị nguyên vật liệu, cho ra sản phẩm, đóng gói, chuyển tới khách hàng… sẽ được giám sát chặt chẽ.

Việc sử dụng một hệ thống duy nhất sẽ giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu các chi phí, nhân sự và gia tăng lượng năng suất. Với một doanh nghiệp thì lợi nhuận luôn là vấn đề được đặt lên hàng đầu. Vậy nên ERP là một sự kết hợp hoàn hảo.

Về các cấp quản lý, việc chỉ cần kiểm tra qua một hệ thống duy nhất cũng sẽ giúp cho họ tiết kiệm thời gian, đơn giản hóa công việc hơn rất nhiều. Chẳng ai lại muốn phải đi qua đi lại nhiều khu vực chỉ để xem vài con số phải không nào?

Kiểm soát hàng tồn kho

ERP sẽ thống kê chi tiết xem trong kho chứa còn bao nhiêu hàng hóa. Hơn thế, hệ thống này sẽ chỉ ra được số hàng tồn đang nằm ở khu vực nào, số lượng nguyên vật liệu còn lại là bao nhiêu.

Hệ thống ERP hỗ trợ toàn tập doanh nghiệp.
Hệ thống ERP hỗ trợ toàn tập doanh nghiệp.

Khi số lượng nguyên vật liệu giảm tới mức báo động, hệ thống sẽ đẩy thông báo lên để bạn biết là cần mua thêm hàng. Chúng ta đều không ai muốn phải đối mặt với viễn cảnh cả hệ thống phải dừng lại vì thiếu nguyên vật liệu phải không nào?

Kiểm soát chất lượng công việc

ERP thông minh tới mức nó có thể kiểm tra sản phẩm cũng như nhân sự để biết được khu vực nào đã làm tốt, khu vực nào còn hạn chế. Từ đó, hệ thống này sẽ biết “chọn người”. Nghĩa là phân tích các thông tin của nhân sự để điều động người này tới một công việc phù hợp nhất.

Đây là một công việc của các nhà quản trị, thế những ERP cũng có thể làm được. Thế nên không quá khi nói, đây chính là cánh tay phải của những CEO.

Kiểm soát tài chính

Tất cả các thông tin về tài chính sẽ được ERP tổng hợp vào một hệ thống cụ thể, rõ ràng. Điều này sẽ chia sẻ một phần công việc của những nhân viên tài chính trong công ty, hạn chế những sai lầm trong quá trình thống kê. Con người đôi khi có thể mắc lỗi, nhưng ERP thì không.

Nhiều doanh nghiệp cung cấp giải pháp ERP.
Nhiều doanh nghiệp cung cấp giải pháp ERP.

Đặc biệt, ERP có thể làm được những báo cáo tài chính theo đúng chuẩn IFRS, GAAP, và cả theo tiêu Kế toán Việt Nam.

Cải thiện hoạt động giao tiếp của công ty

Sự thống nhất trong các hoạt động của các bộ phận trong công ty là một yếu tố mà bất cứ nhà quản trị nào cũng quan tâm. Nếu ví doanh nghiệp như một chiếc đồng hồ thì các bộ phận sẽ ứng với từng chiếc bánh rẳng. Chỉ cần các bánh không ăn khớp thì chiếc đồng hồ sẽ trở nên vô dụng.

ERP sẽ tăng lượng tương tác của các bộ phận này với nhau. Chỉ với vài thao tác nhỏ, các nhân viên có thể kết nối với nhau và trao đổi công việc ngay lập tức. Nếu có sự thay đổi gì, ERP cũng sẽ cập nhật thông tin đó ngay cho bạn. Sự đồng bộ này về lâu dài sẽ đem lại những hiệu quả vô cùng to lớn.

Một hệ thống ERP cần đáp ứng các tiêu chí nào?

ERP đóng góp một vai trò quan trọng trong quản lý doanh nghiệp. Vậy nên nếu hệ thống ERP không hoàn thiện thì sẽ gây ra những hậu quả to lớn.

Để tránh tình trạng này xảy ra, ERP cần đáp ứng các tiêu chí sau:

Tính kết hợp chặt chẽ

Cần phải tích hợp các module giúp liên kết các phòng ban với nhau. Sự đồng nhất về thông tin sẽ giảm việc cập nhật các gói dữ liệu, cho phép công việc được luân chuyển hài hòa.

ERP cần đáp ứng chặt chẽ trong hệ thống.
ERP cần đáp ứng chặt chẽ trong hệ thống.

Thiết kế theo từng nghiệp vụ riêng

Mỗi phần kinh doanh sẽ cần đi kèm với một module tương ứng. Ví dụ như bộ phận mua hàng sẽ có module đặt hàng, hay còn gọi là Purchase. Tương tự phòng bán hàng sẽ có module phân phối, bán hàng, hay còn gọi là Sale & Distribution. Mỗi module sẽ chỉ cần phụ trách một nhiệm vụ duy nhất.

Có khả năng phân tích

Một hệ thống ERP sẽ cần phải phân tích được tổng thể hoạt động của công ty, từ đó đánh giá được hiệu quả kinh doanh.

Ví dụ: Phân tích chi phí nhập kho của doanh nghiệp để đề xuất các phương án vận hành hiệu quả hơn.

Quá trình phân tích này cần phải xét qua nhiều chiều, chẳng hạn như dựa trên các trung tâm chi phí, hoặc dựa trên chiều phân tích.

Tính mở

Qua các thay đổi về thông số, người dùng cần có thể thiết lập các quy trình mới cho doanh nghiệp của mình. Đây là cách để các công ty có thể mở rộng quy trình quản lý của mình khi cảm thấy cần thiết.

Tính mở ở đây còn là để chỉ khả năng kết nối từ các nguồn khác nhau, từ các CSDL khác nhau trong cùng một hệ thống.

Dự án ERP sẽ có chi phí là bao nhiêu?

Để nói một dự án ERP tiêu tốn bao nhiêu ngân sách một cách chính xác thật sự là một điều rất khó. Mỗi doanh nghiệp sẽ có những đặc điểm khác biệt, dẫn tới chi phí ERP của họ cũng sẽ khác nhau.

ERP có nhiều mức giá thích hợp với doanh nghiệp khác nhau.
ERP có nhiều mức giá thích hợp với doanh nghiệp khác nhau.

ERP sẽ bao gồm phần mềm, phần cứng, dịch vụ tư vấn, chi phí nhân sự. Số tiền được chi sẽ tính cho quá trình cài đặt phần mềm và chi phí để vận hành trong 2 năm đầu tiên.

Qua quá trình khảo sát 63 doanh nghiệp, trải dài từ nhỏ tới lớn theo nhiều ngành nghề khác nhau thì con số trung bình là 15 triệu đô Mỹ. Chi tiết hơn, con số lớn nhất là 300 triệu đô, còn con số nhỏ nhất là 400 ngàn đô.

Quả thật chi phí cho ERP là không hề rẻ. Tuy nhiên nếu một doanh nghiệp tận dụng hiệu quả hệ thống này thì lợi ích mà nó đem lại sẽ còn cao hơn thế rất nhiều.

Mất bao lâu để có thể thu lợi từ ERP?

ERP không phải là một cuộc cách mạng hóa việc kinh doanh. ERP là một sự bổ sung về lâu dài, hỗ trợ doanh nghiệp của bạn phát triển bên trong. Hệ thống này sẽ đem lại lợi ích với những người biết kiên trì và nhẫn nại.

Theo khảo sát ở trên với 63 doanh nghiệp, sẽ mất khoảng 8 tháng để có thể thu được những lợi ích đầu tiền từ ERP. Tuy nhiên, một thông số đáng chú ý là hàng năm hệ thống ERP sẽ tiết kiệm được 1,6 triệu đô.

Kinh doanh là một công việc đòi hỏi sự nhẫn nại, kiên trì, không có chỗ cho sự hấp tập và vội vàng. Chỉ những ai bền bỉ, có được hệ thống làm việc hiệu quả qua thời gian dài mới dễ đạt được thành công.

Với ERP, doanh nghiệp của bạn sẽ bước từng bước vững chắc hơn trong hành trình phát triển.

We will be happy to hear your thoughts

Leave a reply

Web Mua Bán
Logo
Enable registration in settings - general
Shopping cart